En DILVE, la información de un libro se puede ir ampliando por fases, a medida que se dispone de ella. No es necesario cargar toda la información del libro para darlo de alta.
Por otra parte, el canal comercial necesita disponer de los metadatos básicos del libro antes de que esté comercialmente disponible.
Por ello, se recomienda cargar en DILVE los nuevos libros con suficiente antelación, con la información básica disponible en el momento. Posteriormente, si fuera necesario, se pueden completar los metadatos que enriquezcan esos registros iniciales.
Existe una serie de plantillas Excel que permiten hacer las cargas parciales necesarias hasta completar la información. Todas estas plantillas incluyen las correspondientes instrucciones.
Los datos de los libros cuyos metadatos se van a cargar en DILVE se deben rellenar en la hoja «Archivo_Datos» del Excel. Para su carga en DILVE, el archivo Excel se debe guardar previamente en formato CSV, teniendo esta hoja seleccionada.
Entre las plantillas de extracciones (en la sección Extracción > Extraer información, pestaña Plantillas), las editoriales disponen de algunas plantillas específicas que permiten hacer extracciones de su catálogo completo, con unos campos concretos.
Los nombres de las plantillas de extracciones terminan con un asterisco (*). Estas plantillas de extracciones no se pueden editar ni ejecutar. Para poder utilizar una plantilla, previamente debe duplicarse (clonarse).
El proceso de duplicado crea una copia de la plantilla con el mismo nombre, pero acabado en _0 (o en _1, si ya existe una extracción con el nombre acabado en _0). Esta copia de la extracción se mostrará en la pestaña Propias y ya se puede editar y ejecutar.
Es importante también asegurarse de que se cargan en DILVE los libros que estuvieran en el mercado antes de la incorporación de la editorial a DILVE. No es necesario cargar el catálogo completo de la editorial pero sí aquellos libros que estén vivos en la cadena comercial o que lo hayan estado recientemente y sea necesario informar de su cambio de estado.